Mô tả công việc
Công tác hành chính:
Soạn thảo, trình ký và ban hành các văn bản nội bộ: thông báo, quyết định, quy định, quy chế, hợp đồng, công văn…
Quản lý công tác văn thư – lưu trữ: hồ sơ pháp lý, công văn đi – đến, hợp đồng, hồ sơ nhân sự.
Quản lý con dấu, chữ ký, biểu mẫu hành chính theo quy định.
Thực hiện công tác lễ tân, hậu cần, tiếp khách; tổ chức hội họp, sự kiện nội bộ.
Theo dõi, quản lý chi phí hành chính: điện, nước, văn phòng phẩm, điện thoại, xăng xe, tiền ăn,…
Quản lý, cấp phát và theo dõi tài sản, trang thiết bị, công cụ làm việc, trang phục lao động.
Phối hợp đảm bảo điều kiện làm việc, an toàn lao động, PCCC, an ninh trật tự tại công ty.
Thực hiện các thủ tục hành chính, pháp lý với cơ quan nhà nước, đối tác, khách hàng theo phân công
Công tác nhân sự
Tuyển dụng: Tiếp nhận nhu cầu tuyển dụng, đăng tin, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn, tiếp nhận nhân sự mới.
Quản lý lao động: -Thực hiện các thủ tục về HĐLĐ: ký kết, gia hạn, chấm dứt HĐLĐ; Thực hiện thủ tục BHXH, BHYT, BHTN; giảm trừ thuế TNCN. Chấm công – tiền lương – phúc lợi: Tổng hợp chấm công, hỗ trợ tính lương, thưởng, phép năm, chế độ ốm đau, thai sản…Đào tạo & phát triển: Phối hợp tổ chức đào tạo theo kế hoạch của Ban Giám đốc/Trưởng bộ phận. Kỷ luật & quan hệ lao động: Tổng hợp biên bản, phiếu nhắc nhở, quyết định kỷ luật. Tiếp nhận, xử lý phản ánh, khiếu nại; làm cầu nối giữa người lao động và Ban Giám đốc. Đánh giá nhân sự: Phối hợp tổ chức đánh giá định kỳ, đề xuất khen thưởng, kỷ luật, điều chuyển, chấm dứt HĐLĐ. Văn hóa doanh nghiệp: Tham gia tổ chức các hoạt động nội bộ, truyền thông, gắn kết nhân viên.
Công tác quản lý lực lượng trực thuộc HCNS
Sắp xếp lịch trực, theo dõi và quản lý công việc của Bảo vệ, Tài xế công vụ, Tạp vụ.
Kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ; kịp thời báo cáo Ban Giám đốc khi có sự việc bất thường.
Công tác báo cáo
Báo cáo định kỳ tháng/quý về tình hình nhân sự: tăng – giảm nhân sự, khen thưởng – kỷ luật, chấp hành nội quy lao động, nghỉ phép.
Thực hiện các báo cáo khác theo yêu cầu của Trưởng phòng HCNS/Ban Giám đốc.
